이직 준비, 재직 중에 떼야 할 서류 (혼자 뗄 수 있는 것, 티 안 나게 받는 법, 이직 첫해 연말정산)

이직을 마음먹었지만 아직 회사엔 말하지 않았습니다. 그런데 지원하려니 서류가 필요합니다.

여기서 대부분 이렇게 생각합니다. "퇴사할 때 한꺼번에 받으면 되지."

그게 가장 손해 보는 선택입니다. 회사를 나가는 순간 요청의 난이도가 완전히 달라지거든요. 그리고 애초에 필요한 서류의 절반은 회사에 말할 필요조차 없습니다.

이직 서류

혼자 뗄 수 있는 것, 절반은 회사를 안 거칩니다

이걸 모르고 회사에 전부 요청하려다 부담스러워하는 분이 많습니다. 아래는 온라인에서 본인이 즉시 발급할 수 있는 서류입니다.

서류	발급처	무엇을 증명하나
4대보험 가입내역확인서	4대사회보험 정보연계센터 또는 정부24	회사명과 재직 기간
건강보험 자격득실확인서	건강보험공단 / 정부24	취득일과 상실일
국민연금 가입증명서	국민연금공단 / 4대보험 정보연계센터	사업장별 가입 이력
소득금액증명	홈택스 (반영 시차 있음)	연도별 소득
근로소득 원천징수영수증	홈택스 (반영 시차 있음)	소득과 세액

몇 분이면 끝나고 전부 무료입니다. 공동인증서가 없어도 네이버나 카카오, 통신사 간편인증으로 되니 휴대폰으로도 바로 발급됩니다. 특히 4대보험 가입내역확인서는 회사명과 재직 기간이 한 장에 다 나와서 이직 서류로 쓰임새가 넓은데, 이걸 회사에 요청하는 분들이 있습니다. 그럴 필요가 없습니다.

다만 홈택스 서류 두 가지는 시점을 알고 계셔야 합니다. 회사는 한 해 동안 지급한 근로소득의 지급명세서를 다음 해 3월 10일까지 국세청에 냅니다. 그래서 근로소득 원천징수영수증은 보통 다음 해 3월 이후에야 홈택스에서 조회됩니다. 소득금액증명도 이 자료를 바탕으로 만들어지기 때문에, 연말정산만 하는 직장인은 3월 이후, 5월에 종합소득세를 신고하는 분은 신고가 끝난 뒤에야 그해 소득이 반영됩니다. 즉 올해 소득은 두 서류 모두 지금 뗄 수 없습니다. 작년까지의 소득은 지금 바로 발급되니, 이직 서류로 필요하시면 그쪽을 쓰시면 됩니다.

반대로 회사를 거쳐야만 되는 것은 이렇습니다.

서류	왜 회사만 되나
경력증명서 / 재직증명서	직무와 직위는 다른 서류로 대체 불가
근로계약서 사본	회사 보관
급여명세서	회사 발행
근로소득·퇴직소득 원천징수영수증	마지막 급여와 퇴직금 정산 후 회사가 발행

목록을 보시면 아시겠지만 회사에 부탁할 게 생각보다 적습니다. 그중에서도 다른 걸로 대체가 안 되는 건 사실상 경력증명서 하나입니다. 참고로 이직확인서는 이직할 때 받는 서류가 아니라 실업급여를 신청할 때 고용센터가 회사에 요청하는 서류입니다. 바로 다음 회사로 옮기신다면 챙길 필요가 없고, 쉬는 기간에 실업급여를 받게 되면 그때 이직확인서 처리 여부를 확인하시면 됩니다.

언제 무엇이 필요한지도 알아두시면 마음이 편합니다. 지원 단계에서는 대개 이력서와 경력기술서만 냅니다. 경력증명서와 4대보험 서류는 최종 합격 뒤에 요구되는 경우가 많습니다. 문제는 그 시점이 촉박하다는 겁니다. 합격 통보를 받고 입사일까지 길지 않은데, 그 사이에 퇴사 통보도 하고 인수인계도 하면서 서류까지 떼야 합니다. 미리 받아두면 그 기간이 훨씬 수월해집니다. 지금 떼두는 건 급해서가 아니라 나중에 급해지지 않으려고 하는 일입니다.

급여명세서는 이미 갖고 계실 겁니다. 2021년 11월 19일부터 임금명세서 교부가 사업주의 법적 의무가 됐습니다(근로기준법 제48조). 위반하면 과태료 대상이라 대부분의 회사가 매달 메일이나 사내 시스템으로 보내고 있습니다. 지금 메일함을 검색해서 최근 12개월치를 개인 메일로 옮겨두세요. 회사에 요청할 필요가 없고, 퇴사 후 사내 계정이 닫히면 접근이 안 되니 지금 하시는 게 맞습니다.

근로계약서도 마찬가지입니다. 애초에 교부 의무가 있는 서류라 "잃어버렸는데 사본 한 부 받을 수 있을까요"라는 요청을 회사가 거절하기 어렵습니다. 이건 흔한 요청이기도 하고요.

티 안 나게 받는 법, 그리고 3년이라는 시효

경력증명서를 요청하면 이직 준비하는 게 드러날까 봐 망설이시죠. 여기서 두 가지를 알아두시면 됩니다.

첫째, 이건 법으로 보장된 권리입니다. 근로기준법 제39조는 근로자가 사용 기간과 업무 종류, 지위와 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 사용자가 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다고 정하고 있습니다. 조문은 "근로자가 퇴직한 후라도"라고 되어 있어요. 재직 중에 청구하는 것은 당연히 되고, 퇴직한 뒤에도 청구할 수 있다는 뜻입니다. 청구할 수 있는 사람은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자입니다(시행령 제19조). 그리고 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다. 회사가 임의로 퇴직 사유나 근무 태도를 덧붙일 수 없습니다.

여기서 놓치면 안 되는 게 있습니다. 퇴직한 경우에는 3년이라는 기한이 붙습니다. 시행령이 청구 기한을 퇴직 후 3년 이내로 정하고 있어서, 그 뒤에는 회사의 발급 의무가 사라집니다. 5년 전 다니던 회사의 경력증명서가 갑자기 필요해졌는데 회사가 안 해주면 법적으로 강제할 방법이 없습니다. 호의에 기대야 합니다. 또 이 제도는 사용 기간, 업무, 지위, 임금 같은 사항을 증명해 주는 것까지이고, 급여명세서나 원천징수영수증 사본을 내줘야 하는 의무까지 포함하지는 않는다는 것이 고용노동부 해석입니다(근기 01254-1870, 1992. 11. 17.).

둘째, 사유를 길게 설명할 필요가 없습니다. 고용노동부는 재직 중인 근로자도 사용증명서를 청구할 수 있다고 보고 있고(근기 68207-2459, 2002. 7. 15.), 법에 발급 용도를 확인하는 절차는 따로 없으며 용도를 적지 않았다는 이유로 발급을 거부하면 위법 소지가 있다고 안내합니다. 실제로 재직증명서는 대출, 카드 발급, 자녀 학교 제출처럼 일상적인 용도로 늘 오가는 서류라, "제출할 곳이 있어서 재직증명서 한 부 부탁드립니다" 정도면 충분합니다. 없는 사유를 지어낼 필요는 없습니다.

그리고 여러 부를 한 번에 받으세요. 한 장만 받으면 나중에 또 요청해야 합니다. "몇 군데 제출해야 해서 세 부 부탁드려요"가 자연스럽습니다. 받는 즉시 스캔해서 PDF로 보관해두시고요.

퇴사 후에 어려워지는 이유도 알아두시면 지금 움직이게 됩니다. 나를 알던 담당자가 퇴사하거나 부서를 옮기면 새 담당자에게는 낯선 사람의 요청이 됩니다. 재직자 업무가 먼저라 우선순위에서도 밀려서 "확인해보고 연락드릴게요"가 일주일이 되고 이주가 됩니다. 관계가 좋지 않게 끝났다면 협조 자체가 어려워지고, 회사가 폐업하면 발급 주체 자체가 사라집니다.

회사가 없어졌다면 앞서 말씀드린 온라인 서류들이 대안이 됩니다. 4대보험 가입내역확인서와 건강보험 자격득실확인서, 국민연금 가입증명서로 회사명과 재직 기간은 증명됩니다. 다만 직무 내용과 직위는 증명되지 않습니다. 경력증명서를 재직 중에 받아두시라는 이유가 여기 있습니다.

서류보다 중요한 게 하나 더 있습니다. 내가 무슨 성과를 냈는지는 회사를 나오면 재구성이 거의 불가능합니다. 담당했던 프로젝트와 기간, 역할, 결과 수치, 개선한 업무와 그 효과, 받은 표창과 인사평가 결과, 이수한 교육과 자격을 지금 정리해두세요. 다만 자료 반출은 조심하셔야 합니다. 고객 명단이나 계약서, 내부 기획서 원본을 그대로 가져가면 문제가 됩니다. 고객명과 민감한 수치를 뺀 본인 업무 이력 요약 형태로 정리하시면 됩니다. 이 시점에 근로계약서 독소조항에 경업금지나 비밀유지 조항이 있는지도 함께 확인해보세요. 동종업계로 옮기실 계획이라면 특히요.

관계가 좋지 않게 끝날 것 같다면 재직 중 자료 확보가 결정적입니다. 근로계약서와 급여명세서 전체, 통장 입금 내역, 출퇴근 기록, 연장근로 정황이 남은 업무 메일. 나가고 나서 회사에 요청하면 잘 안 나옵니다. 대응 절차는 임금체불 대응과 노동청 진정 글에 있습니다.

이직 첫해 연말정산은 그냥 두면 꼬입니다

여기서 실제로 돈이 걸립니다.

같은 해에 두 회사를 다녔다면 소득을 합쳐서 연말정산해야 합니다. 그런데 새 회사는 전 직장 소득을 모릅니다. 합치지 않으면 각 회사가 따로 계산하면서 기본공제와 근로소득공제가 양쪽에서 중복 적용됩니다. 세금이 실제보다 적게 계산되고, 다음 해 5월에 종합소득세를 따로 신고해서 차액을 내야 합니다. 신고를 빠뜨리면 가산세가 붙을 수도 있습니다.

해야 할 일은 하나입니다. 전 직장에서 받은 근로소득 원천징수영수증을 새 회사에 제출하는 것. 퇴사할 때 다른 서류와 함께 받아두시고, 입사할 때 미리 내두는 게 가장 안전합니다. 연말정산 시즌인 1월까지 미루지 마세요. 그때 전 직장에 연락하려면 껄끄럽습니다.

홈택스에서 뗄 수 있으니 괜찮다고 생각하시면 함정에 빠집니다. 앞에서 말씀드린 대로 홈택스의 근로소득 원천징수영수증은 다음 해 3월 이후에야 조회되니, 정작 연말정산을 하는 1~2월에는 아직 안 올라와 있습니다. 퇴사할 때 회사에서 직접 받는 게 확실합니다.

퇴사와 입사 사이에 쉰 기간이 있다면 공제 범위가 달라집니다. 이 구분을 모르면 안 되는 걸 넣었다가 나중에 정정 대상이 됩니다.

항목	공백 기간 지출분
의료비·교육비·보험료	안 됨 (근로 제공 기간분만)
신용카드 사용액	안 됨 (근로 제공 기간분만)
기부금, 연금저축·IRP	됨 (연간 납입액 기준)

연금저축과 IRP는 공백 기간에 넣은 돈도 공제됩니다. 쉬는 동안 여유가 있으시다면 이쪽이 유리합니다. 그해에 재취업을 못 하셨다면 연말정산을 해줄 회사가 없으니 다음 해 5월에 종합소득세 신고로 직접 정산하시면 됩니다. 이때 놓친 공제를 챙길 수 있습니다.

그래서 퇴사하는 날 챙겨야 할 세금 서류는 둘입니다. 근로소득 원천징수영수증, 그리고 퇴직금을 받으셨다면 퇴직소득 원천징수영수증. 이 둘은 회사가 발행하는 서류라 나중에 요청하면 번거로워집니다. 마지막 급여가 정산된 뒤에 발행되니, 퇴사 통보를 하실 때 "마지막 급여 정산되면 원천징수영수증 두 장 부탁드립니다"라고 미리 말해두시면 한 번에 끝납니다.

저는 직장에서 직원 서류 발급과 인사 업무를 맡고 있습니다. 발급하는 쪽에서 보면 재직증명서나 경력증명서 요청은 특별한 일이 아닙니다. 대출이나 카드 발급, 자녀 서류처럼 이유는 다양하고, 발급하는 사람이 사유를 일일이 캐물을 이유도 없습니다. 양식에 이름과 기간, 직위를 넣고 직인을 찍으면 몇 분이면 끝나는 일입니다. 발급하는 쪽에서 신경 쓰는 건 사유가 아니라 기재 내용이 사실과 맞는지입니다. 그래서 정확한 입사일이 헷갈린다면 4대보험 가입내역확인서를 함께 보여주면 확인이 빨라집니다. 제 생각으로는 이직 준비가 드러날까 봐 요청을 미루는 쪽이 오히려 손해입니다.

관리자 입장에서 더 번거로운 쪽은 퇴사한 뒤의 요청입니다. 담당자가 바뀌었거나, 오래된 재직 기간과 직위를 기록에서 다시 찾아 확인해야 하기 때문입니다. 재직 중에 미리 받아 공백 없이 옮겨가는 직원을 보면 준비를 잘했다고 느끼는 관리자가 더 많을 거라고 봅니다. 이직 자체는 개인의 선택이고, 서류 발급은 그 선택과 상관없이 회사가 해야 하는 일이니까요.

요청하실 때 하나만 챙기시면 좋겠습니다. 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적게 되어 있으니, 필요한 항목을 분명히 말씀해 주세요. "입사일과 퇴사 예정일, 직위, 담당 업무까지 적어 주세요"처럼 구체적으로 요청하면 발급하는 쪽도 헷갈리지 않고, 새 회사가 원하는 내용이 빠질 일도 없습니다. 원천징수영수증도 마찬가지로 퇴사 통보 때 발급 시점을 함께 물어 두시면, 마지막 급여 정산이 끝나는 대로 받을 수 있습니다.

여러 부를 한 번에 요청하는 것도 발급하는 쪽에서는 오히려 편합니다. 같은 서류를 몇 번에 나눠 만드는 것보다 한 번에 뽑는 편이 수월하고, 요청하는 사람도 매번 사유를 붙일 필요가 없습니다. 제 생각으로는 이직을 준비할 때 가장 좋은 태도는 서류를 조용히, 미리, 넉넉하게 챙겨 두는 것입니다. 인수인계를 성실히 하고 떠나는 것과 서류를 미리 챙기는 것은 서로 부딪히지 않습니다.

입사한 뒤에 확인할 것들은 성격이 다릅니다. 4대보험 취득 신고나 첫 급여명세서 검증 같은 건 서류를 확보하는 일이 아니라 입사 후에 회사가 제대로 처리했는지 점검하는 일이라 이직 첫 달 체크리스트에서 따로 다뤘습니다.

시점별로 한 장에 정리하면

시점	할 일
지금 (재직 중)	급여명세서 최근 12개월 → 개인 메일로 이동
지금	4대보험·건강보험·국민연금 서류 온라인 발급
지금	업무 성과와 프로젝트 이력 정리
지원 전	경력증명서 2~3부 + 근로계약서 사본
합격 후	퇴사 통보 + 원천징수영수증 발급 시점 확인
퇴사 시	근로소득·퇴직소득 원천징수영수증 수령
입사 시	전 직장 원천징수영수증 제출
입사 2~3주	4대보험 취득 확인

위의 세 줄은 오늘 저녁에 다 할 수 있습니다. 메일함 검색 5분, 온라인 발급 5분, 이력 정리 30분입니다. 퇴사 통보를 하고 나면 마음이 급해져서 이걸 챙길 여유가 없어집니다. 퇴사가 확정된 뒤에 무엇을 챙겨야 하는지는 퇴사서류 체크리스트 글에 있습니다. 이 글은 아직 회사에 말하기 전 단계를, 그 글은 통보한 뒤를 다룹니다.

자주 묻는 질문

재직 중에도 경력증명서를 요청할 수 있나요?

됩니다. 근로기준법 제39조가 "퇴직한 후라도" 청구할 수 있다고 정하고 있어 재직 중 청구는 당연히 포함됩니다. 계속하여 30일 이상 근무했다면 회사는 사실대로 적어 즉시 내줘야 합니다.

퇴사한 지 오래됐는데 경력증명서를 받을 수 있나요?

퇴직 후 3년 안이라면 청구할 수 있습니다. 3년이 지나면 회사의 발급 의무가 없어져 회사의 협조에 기대야 합니다. 이때는 4대보험 가입내역확인서로 회사명과 재직 기간을 증명하는 방법이 있습니다.

경력증명서에 퇴사 사유가 적히나요?

근로자가 요구한 사항만 적게 되어 있어, 요청하지 않은 퇴사 사유나 근무 태도를 회사가 임의로 적을 수 없습니다. 필요한 항목을 분명히 말씀하고 요청하세요.

이직할 때 이직확인서도 받아야 하나요?

바로 다음 회사로 옮긴다면 필요 없습니다. 이직확인서는 실업급여를 신청할 때 고용센터가 회사에 요청하는 서류입니다.

재직증명서를 요청하면 회사가 사유를 물어볼 수 있나요?

물어볼 수는 있지만, 법에는 발급 용도를 확인하는 절차가 따로 없고 고용노동부는 용도를 적지 않았다는 이유로 거부하면 위법 소지가 있다고 봅니다. 다만 사용증명서는 재취업에 쓰라는 취지의 제도라, 그 용도가 아닌 것이 명백한 경우에는 거부할 수 있다는 해석도 함께 있습니다. "제출할 곳이 있다" 정도로 말씀하시면 충분합니다.

전 직장이 원천징수영수증을 안 주면 어떻게 하나요?

먼저 문자나 메일로 발급을 요청해 기록을 남기세요. 다음 해 3월 이후에는 홈택스에서 직접 조회할 수 있고, 연말정산 때 합산하지 못했다면 5월 종합소득세 신고 때 두 회사 소득을 합쳐 신고하면 됩니다.

회사가 폐업했으면 경력은 어떻게 증명하나요?

4대보험 가입내역확인서, 건강보험 자격득실확인서, 국민연금 가입증명서로 회사명과 재직 기간은 증명됩니다. 국민연금 가입증명서에는 사업장별 가입 기간도 나옵니다. 다만 직무와 직위는 이 서류들로 증명되지 않으니, 재직 중에 경력증명서를 받아두는 것이 가장 확실합니다.

본문 기준일은 2026년 9월입니다. 이 글은 근로기준법과 같은 법 시행령, 소득세법, 4대보험 관련 규정을 바탕으로 한 일반 정보이며 법률·세무 자문이 아닙니다. 개별 사안은 근로계약과 취업규칙에 따라 달라질 수 있습니다. 문의는 고용노동부 고객상담센터 1350번, 국세상담센터 126번입니다.